Informationen zur Verfahrensordnung und Datenschutz

Gemeinsam mit unserer Rechtsabteilung und den zuständigen Fachabteilungen prüfen wir alle Meldungen auf mögliche Verstöße gegen unseren Code of Conduct (Verhaltenskodex) sowie gegen das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (das sog. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz). Nach einer erfolgreichen Meldung erhalten Sie von uns zunächst eine Eingangsbestätigung. Anschließend validieren und bewerten wir Ihren Hinweis, indem wir weitere Informationen beschaffen (z.B. bei unseren Mitarbeitern und Geschäftspartnern), um substantiierte Kenntnisse über den gemeldeten Sachverhalt zu erhalten. Liegt nach Ablauf der ersten Untersuchungen ein konkreter Verdacht auf einen Verstoß vor, werden wir tiefgehender Untersuchungen vornehmen (z.B. Durchführung eines Audits vor Ort). Stellen wir aus den Untersuchungsergebnissen einen Verstoß fest, definieren wir geeignete Korrekturmaßnahmen und setzen diese um. Informationen über das Ergebnis der Untersuchungsmaßnahmen sowie über die Auswirkungen der getroffenen Maßnahmen werden wir Ihnen unverzüglich mitteilen.

Potenzielle Verstöße gegen unseren Code of Conduct oder gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz können u.a. sein: Menschenrechts- und/oder Umweltverletzungen, wie z.B. Kinderarbeit, Zwangsarbeit, alle Formen von Sklaverei, Ungleichbehandlung von Beschäftigten aufgrund von z.B. Behinderung, Alter, Geschlecht, Religionszugehörigkeit etc., Gewässerverunreinigung, Luftverunreinigung.

Wir erhalten Meldungen über mögliche Verletzungen, die sowohl in unserem eigenen Geschäftsbereich stattfinden als auch durch unsere unmittelbaren sowie mittelbaren Zulieferer verursacht werden.

Die Bearbeitungsdauer Ihrer Meldung kann variieren und hängt vom Grad der Verletzungen ab. Selbstverständlich verarbeiten wir schwerwiegende Verstöße unverzüglich und halten Sie informiert.

Bitte achten Sie bei der Formulierung Ihrer Meldung darauf, dass Sie uns so viele Informationen wie möglich über den Sachverhalt übermitteln. Außerdem hoffen wir, dass Sie für weitere Fragen im Rahmen unserer Ermittlungen zur Verfügung stehen, um den Vorfall bestmöglich validieren und bewerten zu können und dementsprechend angemessene Maßnehmen treffen zu können.

Vertraulichkeit und Datenschutz

1. Verantwortlicher für den Datenschutz

Memodo GmbH

diese vertreten durch den Geschäftsführer Enrico Brandmeier, Daniel Schmitt, Tobias Wenleder

Eichenstraße 11 a-d
85445 Oberding
Deutschland
Telefon: +49 (0)89 9041015-00
E-Mail: info@memodo.de

USt-IdNr.: DE318463541
eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichtes München
Handelsregisternummer HRB 202913

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
E-Mail: datenschutz@memodo.de

2. Kategorien personenbezogener Daten und Zweck der Datenverarbeitung

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie im Rahmen der Kontaktaufnahme angeben, richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen und nach Maßgabe dieser Datenschutzerklärung.
Ihre Emailadresse, sowie Ihren Namen und Vornamen benötigen wir, um Ihren Hinweis bearbeiten zu können. Die Kontaktaufnahme zu uns ist stets freiwillig. Wir erheben, speichern und nutzen Ihre Daten zum Zwecke der von Ihnen gewünschten Kontaktaufnahme, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die von Ihnen übersandte Mitteilung wird ausschließlich von der Compliance-Abteilung bearbeitet in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung „Strategischer Einkauf“.
Ihre Angaben werden zum Zwecke der von Ihnen gewünschten Kontaktaufnahme gespeichert.

3. Empfänger von personenbezogenen Daten

Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, können personenbezogene Daten an einzelne Personen der Memodo GmbH oder – sofern diese vom betreffenden Sachverhalt ebenfalls betroffen sind – an deren Tochtergesellschaften im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.

4. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten innerhalb einer angemessenen Frist von regelmäßig 1 Monat und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.

5. Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.

6. Betroffenenrechte

Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es Memodo GmbH gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DSGVO kann die betroffene Person an die E-Mail-Adresse: datenschutz@memodo.de richten oder per Post an:

Memodo GmbH

Eichenstraße 11 a-d
85445 Oberding
Deutschland

Weitere Informationen über Ihre Rechte und Ansprüche aus der Datenschutzgrundverordnung
(DSGVO) entnehmen Sie bitte der allgemeinen Datenschutzerklärung der Memodo GmbH unter: https://www.memodo.de/datenschutz