Compliance @ Memodo

Grundsatzerklärung der Memodo GmbH

Compliance ist wesentlicher Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Daran orientieren wir uns verlässlich im Großen und Kleinen sowie auf der Grundlage klarer Regeln. Sie zu beachten und einzuhalten sind Voraussetzung und unser Anspruch zu einer erfolgreichen Entwicklung – intern und extern. Als Leitfaden und Rahmen unseres Handelns dient der Code of Conduct. Wir respektieren die darin festgelegten Regeln und Werte. In jeder Konstellation. Bei jedem Thema. Zu jeder Zeit.

Die Memodo GmbH bekennt sich zu ihrer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Auch bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern setzen wir voraus, dass die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Verhaltens beachtet und in die Unternehmenskultur integriert werden. Weiter sind wir bestrebt, laufend unser unternehmerisches Handeln und unsere Produkte und Dienstleistungen im Sinne der Nachhaltigkeit weiterzuentwickeln.

Die Memodo GmbH bekennt sich ausdrücklich zur Achtung der Menschen- und Umweltrechte und zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten gemäß des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Das LkSG bildet einen gesetzlichen Rahmen, der darauf abzielt, Menschenrechts- und Umweltrechtsverletzungen in unserer gesamten Lieferkette zu identifizieren und zu verhindern. Unsere Verpflichtung zur Achtung der Menschenrechte und Umweltrechte leiten sich aus den wichtigsten internationalen Abkommen ab. Dazu zählen unter anderem die allgemeine Erklärung der Menschenrechte, das Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) über Zwangsarbeit und Kinderarbeit, die Prinzipien der UN Global Compact sowie internationale Übereinkommen und Standards zum Umweltschutz.

Um die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zu erfüllen, ergreift die Memodo GmbH folgende konkrete Maßnahmen:

1. Einrichtung eines Menschenrechtsgremiums: Die Memodo GmbH hat ein Menschenrechtsgremium ins Leben gerufen, an dem Fachabteilungen für Recht, Strategischen Einkauf und Nachhaltigkeit beteiligt sind. Dieses Gremium arbeitet eng mit der Geschäftsleitung zusammen, um Präventions- und Abhilfemaßnahmen im Falle von Menschenrechtsverletzungen zu entwickeln und umzusetzen.

2. Einführung eines Risikomanagementsystems: Die Memodo GmbH hat ein umfassendes Risikomanagementsystem eingeführt, um die Einhaltung der Menschenrechte in ihrer gesamten Lieferkette zu überwachen und die Durchführung von jährlichen Risikoanalysen zu ermöglichen. Bei der Priorisierung und Betrachtung von Risiken in ihrem eigenen Geschäftsbereich hat die Memodo GmbH die Risikofaktoren Diskriminierung, Vereinigungsfreiheit, Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz, faire Arbeitszeiten und Gleichstellung der Geschlechter als besonders bedeutend erachtet. Die Memodo GmbH berücksichtigt bei der Priorisierung dieser Risiken die Tatsache, dass sie als Teil eines Großhandelsverbunds für Sanitär, Heizung, Klima, Elektro, Dachtechnik und Tiefbau Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen einsetzt, wie z.B., in den Bereichen Einkauf/Service und Logistik, Finanzen und Controlling, Vertrieb, Marketing und Produktdatenmanagement, Verwaltungstätigkeiten (Personal und Rechtsabteilung) sowie IT und Datensicherheit. Bei der Priorisierung und Betrachtung von Risiken im Zusammenhang mit unmittelbaren Lieferanten führt die Memodo GmbH eine umfassende Prüfung durch, bei der neben abstrakten Risikofaktoren wie Länder- und Branchenrisiken auch eine Reihe weiterer wesentlicher Faktoren berücksichtigt werden. Zu diesen Faktoren gehören u.a. die Akzeptanz eines Supplier Code of Conducts und der sog. Business Impact Score. Letzterer hilft uns, den Einflussgrad der Memodo GmbH auf einen Lieferanten zu ermitteln und umgekehrt.

3. Präventions- und Abhilfemaßnahmen: Auf Grundlage der Risikoanalyse setzen wir sowohl Präventionsmaßnahmen als auch Abhilfemaßnahmen um. Dazu gehören Schulungen und Schulungsmaterialien für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, eine umfassende Compliance-Broschüre, die von allen Beteiligten genutzt wird, die Umsetzung einer nachhaltigen Beschaffungsstrategie, sowie die unverzügliche Umsetzung von Maßnahmen zur Korrektur von Rechtsverstößen, sobald diese festgestellt werden. Diese Maßnahmen sind ein integraler Bestandteil unserer Bemühungen, Menschen- und Umweltrechte zu wahren und zu fördern.

4. Beschwerdemechanismus: Die Memodo GmbH hat einen öffentlich zugänglichen Beschwerdemechanismus auf ihrer Website eingerichtet, der es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie anderen Interessengruppen ermöglicht, Menschenrechts- sowie Umweltrechtsverletzungen zu melden, die in unserem eigenen Geschäftsbereich oder bei unseren Lieferanten auftreten.

5. Dokumentation und Berichterstattung: Die Arbeit des Menschenrechtsgremiums und die Ergebnisse der Risikoanalyse werden dokumentiert und sowohl der Geschäftsleitung als auch dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) jährlich berichtet.

6. Supplier Code of Conduct: Die Memodo GmbH hat einen Supplier Code of Conduct veröffentlicht, der von jedem unserer Lieferanten akzeptiert werden soll und als Grundlage für unser Geschäftsverhältnis dient. Dieser Kodex enthält klare Anforderungen in Bezug auf Menschen- und Umweltrechte.

Die Memodo GmbH verpflichtet sich, diese Maßnahmen kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass ihre Lieferkette frei von Menschenrechts- und Umweltrechtsverletzungen ist. Die Memodo GmbH ist entschlossen, ihren Beitrag zur Achtung und Umsetzung von Menschen- und Umweltrechen und zur Förderung von nachhaltigeren Geschäftspraktiken zu leisten.

Diese Grundsatzerklärung sowie unsere Compliance-Richtlinien werden stetig weiterentwickelt und fortgeschrieben, um sowohl regulatorische Entwicklungen als auch unser eigenes Bemühen um stetige Verbesserung widerzuspiegeln.

Fassung 2023

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Code of Conduct

Memodo steht für eine ökologische und sozial verantwortungsvolle Unternehmensführung und -kultur. Dabei achten wir auch bei unseren Mitarbeiter*innen auf ein ökologisches, soziales und ethisches Verhalten. Besonders im Umgang miteinander, mit unseren Kunden*innen, Lieferanten sowie Hersteller-Partnern und allen anderen Kontaktpersonen. Auch wollen wir uns zeitgemäß, dynamisch und nachhaltig weiterentwickeln.

Deshalb hinterfragen und optimieren wir kontinuierlich unser unternehmerisches Handeln, unser Produktangebot und unsere Dienstleistungen im Sinne der Nachhaltigkeit.
Deshalb gehört Compliance zu unserer Unternehmenskultur und liegt uns am Herzen. Compliance ist ein Versprechen, ein Kodex, mit eigenen Regeln, Gesetze und Richtlinien, die wir uns selbst und dir geben. Es ist unser Anspruch und unsere Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Weiterentwicklung. Daran orientieren wir uns im Großen sowie im Kleinen, nach innen und nach außen. Als Leitfaden und Rahmen dient der Code of Conduct. Wir alle nehmen die darin festgelegten Regeln und Gesetze ernst – immer & überall.

Unser Statement gegen Diskriminierung

Memodo steht für Toleranz, Akzeptanz und Diversität in allen Bereichen. Ob Geschlecht, Geschlechtsidentität und -ausdruck, Alter, sexuelle Orientierung, Familienstand, körperliche oder geistige Behinderung, nationaler oder ethnische Herkunft, Religion oder Berufsausbildung – wir diskriminieren oder benachteiligen niemanden und erwarten das auch von unseren Mitarbeiter*innen, Kunden*innen sowie Ansprechpartner*innen unserer Lieferanten und allen weiteren Kontaktpersonen. Bei Diskriminierung und/oder Hinweisen diesbezüglich handeln wir unverzüglich und konsequent.

Bedenken ansprechen und Verstöße melden

Wir sind eine große Memodo Familie. Gemeinsam fördern wir eine offene und wertschätzende Kultur. Memodo Mitarbeiter*innen und Dritte können ihre Bedenken und Verstöße bei due-diligence@memodo.de melden. Unser People & Culture-Team kümmert sich vertrauensvoll um jedes Anliegen.
Beim Prüfen und Aufklären von Hinweisen achten wir auf die Rechte aller Beteiligten und gehen respektvoll, objektiv und vertraulich mit Daten um. Wir schützen betroffene Personen und schaffen für sie eine sichere Umgebung, in der sie über ihre Erfahrungen berichten können. Wir achten explizit auf Befangenheit aufgrund von beispielsweise verwandtschaftlicher, partnerschaftlicher oder hierarchischer Befangenheit. Über Maßnahmen entscheiden wir transparent, verhältnismäßig und fair innerhalb von maximal 6 Wochen nach Zugang des Hinweises.

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